Técnicas para mejorar la productividad de una empresa

En la mayoría de las empresas, los trabajadores cuando entran a trabajar por primera vez necesitan un período de aprendizaje para adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar el puesto de trabajo. Sin embargo, ¿saben las empresas enseñar a sus trabajadores a ser más productivos?, ¿están las compañías preparadas para incrementar la productividad de su empresa?

La productividad es uno de los principales retos y aspiraciones de las empresas. Los empresarios quieren obtener mayores resultados en el menor tiempo posible y utilizando menos recursos. Es decir, hacer más con menos.

Mejorar la productividad de una empresa no siempre supone un gran desembolso económico. Para ello , se debe analizar y medir lo que realmente se hace en la empresa y lo que necesitan los empleados.

Las 5 técnicas para mejorar la productividad

1. Invertir tiempo en formar a los empleados en las nuevas tecnologías. Trabajadores permanentemente actualizados darán ventaja competitiva a la empresa. Además, les motivarán en su trabajo y evitarán que los mejores se marchen de la empresa. Muchas veces las empresas dan por sentado que los empleados saben manejar las tecnologías, y a su vez, los empleados pueden no querer preguntar sobre su uso por miedo a mostrar bajos conocimientos. Aunque los empleados tengan conocimientos básicos, es importante instruirles para que saquen el máximo partido de las tecnologías.

2. La comunicación interna, tanto entre los trabajadores como por parte de los directivos a sus empleados. Esta estrategia puede mejorar la flexibilidad y favorecer la conciliación familiar y laboral de los miembros de la empresa. Para ello sería conveniente que se realizaran reuniones de no más de quince minutos para coordinar el equipo y conocer sus necesidades.

3. Organización del trabajo. En todas las empresas se pierden horas de trabajo debido a la falta de organización o coordinación entre los departamentos. De manera que sería conveniente establecer flujos de trabajo entre los distintos departamentos o equipos de trabajo para así mejorar la coordinación. Por lo que se podría realizar un listado de tareas con los plazos determinados para su ejecución y definir los objetivos comunes de la empresa.

4. La motivación. Motivar a los trabajadores es una tarea indispensable para las empresas y que favorece el ambiente de trabajo en la empresa. Para ello los empresarios deben trabajar por la integración emocional y mental de su equipo, escuchando sus ideas y propuestas para que se sientan involucrados con la empresa. El reconocimiento, la posibilidad de plan de carrera en la empresa y las condiciones laborales son algunos otros factores que influyen en la motivación del empleado.

5. No quedarse anticuado. Tanto en la forma de trabajar como en el material. Es importante no dejar que los ordenadores y programas se queden obsoletos, perjudicando la productividad y paciencia de los empleados. Además, las empresas podrían mejorar la productividad de la empresa con los servicios de la nube, que permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar a través de Internet, ya sea desde casa con el ordenador o en cualquier otra parte con un smartphone. Así pues, la nube favorece el trabajo en remoto y la flexibilidad laboral, ya que las aplicaciones o documentos corporativos estarían en la nube y permitirían además que varias personas estén trabajando en el mismo archivo a la vez. Algunos ejemplos de este tipo de tecnologías serían las aplicaciones ofrecidas por Google, como es Google Drive, que dispone de su servicio de almacenamiento y de herramientas para crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones. Otra aplicación similar y que tiene además versión corporativa es Dropbox.

Éstas son algunas nociones claves para aumentar la productividad en la empresa, así pues, si las compañías apuestan por las nuevas tecnologías y por sus trabajadores podrán incrementar la productividad.

¿Qué se entiende por Productividad?

La productividad es una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costes, etc) durante un periodo determinado.

El objetivo de la productividad es medir la eficiencia de producción por cada factor o recurso utilizado, entendiendo por eficiencia el hecho de obtener el mejor o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos. Es decir, cuantos menos recursos sean necesarios para producir una misma cantidad, mayor será la productividad y por tanto, mayor será la eficiencia.

De este modo, la productividad nos permite responder a las siguientes preguntas: ¿Cuánto produce al mes un trabajador? ¿cuánto produce una maquinaria? La respuesta bien podría ser, un trabajador produce 30 unidades por mes o 0,25 unidades por hora trabajada. Esto es a lo que llamamos productividad.

Fórmula de la productividad

Teniendo esto en cuenta, la fórmula para calcular la productividad es el cociente entre producción obtenida y recursos utilizados.

Productividad = Producción obtenida / Cantidad de factor utilizado

Por ejemplo, para calcular la productividad de un país podemos dividir el PIB entre el número de horas trabajadas. El resultado será cuánto se ha producido en el país, de media, por cada hora trabajada.

Un apunte importante, es siempre tener mucho cuidado con las unidades con las que se trabaja. La productividad no siempre es directamente observable. Por ejemplo, en el caso de un trabajador del departamento de atención al cliente, ¿cómo mides la productividad? Existen medidas para intentar aproximarse, pero no son directamente observables. ¿Quién es más productivo, un trabajador que atiende a 3 clientes de manera excepcional o uno que atiende a 20 clientes de manera pésima? Y, consecuentemente ¿cómo medimos esa buena atención? Una de las medidas es elaborar encuestas de satisfacción en el trato. Ahora bien, recuerda que a la hora de calcular la productividad no todo siempre es exacto y medible.

¿Por qué es tan importante la productividad?

El aumento de productividad es tan importante porque permite mejorar la calidad de vida de una sociedad, repercutiendo en los sueldos y la rentabilidad de los proyectos, lo que a su vez permite aumentar la inversión y el empleo.

Para una empresa, una industria o un país, la productividad es un factor determinante en el crecimiento económico. Cuando se estima la tendencia de crecimiento a largo plazo de un país se descompone en dos componentes principales: los cambios en el empleo (que dependen a su vez del crecimiento de la población y de la tasa de empleo) y la productividad (que depende sobretodo del gasto en bienes de capital y de los factores productivos que veremos más abajo).

Un análisis de lo más productivo supone:

• ·      - Ahorro de costes: Es posible al permitir deshacerse de aquello que es innecesario para la consecución de los objetivos.
• ·   - Ahorro de tiempo: Debido a que permite realizar un mayor número de tareas en menor tiempo y dedicar ese tiempo «ahorrado» a seguir creciendo a través de otras tareas.Un buen análisis permite establecer la mejor combinación de maquinaria, trabajadores y otros recursos para conseguir maximizar la producción total de bienes y servicios.

Tipos de productividad

 Según los factores que tengamos en cuenta, se puede clasificar en los siguientes tipos:

·    Productividad laboral: Se relaciona la producción obtenida y la cantidad de trabajo empleada.

·         Productividad total de los factores: Se relaciona la producción obtenida con la suma de todos los factores que intervienen en la producción. Estos factores son la tierra el capital y el trabajo.

·         Productividad marginal: Es la producción adicional que se consigue con la una unidad adicional de un factor de producción, manteniendo el resto constantes. Aquí entra en escena la ley de rendimientos decrecientes, que afirma que en cualquier proceso productivo, añadir más unidades de un factor productivo, manteniendo el resto constantes, dará progresivamente menores incrementos en la producción por unidad.

Factores que afectan a la productividad

Una de las formas más comunes de aumentar la productividad es invertir en bienes de capital (maquinaria o informática por ejemplo) para hacer el trabajo más eficiente, manteniendo o incluso reduciendo el empleo.

Estos son los principales factores que afectan a la productividad de una empresa:

• ·      Calidad y disposición de recursos naturales; tierra (T): Si una empresa o país tiene o se encuentra cerca de recursos naturales será más productiva. Tanto por el valor de esos recursos, por no tener que comprarlos ni transportarlos desde lejos. Este factor de producción se engloba como factor tierra (T).
• ·      El capital invertido en la industria (K): La cantidad de capital es un factor directo de la productividad.
• ·     La cantidad y calidad de los recursos humanos; labor o trabajo (L): El número de empleados de la industria, su nivel de educación y experiencia
• -   El nivel tecnológico (A): Cuanto mayor sea el conocimiento y nivel tecnológico mayor será la productividad. Tecnología no solo son productos mecánicos, sino procesos productivos.
• ·   La configuración de la industria: El tipo de industria afectará enormemente a la productividad de una empresa. No es lo mismo la producción de trigo que de naves espaciales. La estructura de una industria viene determinada por intensidad de la competencia, competidores potenciales, barreras de entrada, productos sustitutivos y poder de negociación. Esta estructura se puede analizar mediante las cinco fuerzas de Porter.

·  Entorno macroeconómico: La coyuntura económica influirá tanto en la demanda de productos y servicios como en la necesidad de innovación y mejorar la eficiencia. Son las fuerzas externas que van a tener un impacto indirecto sobre la organización.

·    Entorno microeconómico: El microentorno tiene un impacto directo en su capacidad de servir su producto o servicio al cliente final, como por ejemplo la regulación de la industria.

La función Cobb-Douglas recoge que los primeros cuatro factores son de los que depende la productividad de un país.

Ejemplo de productividad

Si una empresa puede fabricar 30 pares de zapatos en una hora (productividad = 30 zapatos/hora) y otra empresa fabrica 40 pares en una hora (40 zapatos/hora), diremos que la productividad es mayor en la segunda empresa, ya que la cantidad de bienes producidos en un mismo periodo de tiempo es mayor.

Que la segunda empresa sea más productiva que la primera, dependerá de factores como los siguientes:

·       Formación y experiencia de los trabajadores

·       Organización empresarial

·       Tecnología que se utiliza en el proceso productivo.

No será lo mismo un aprendiz de zapatero, que una persona que lleva muchos años realizando la misma actividad. Igual que tampoco producirá la misma cantidad una empresa que utiliza las mejores innovaciones tecnológicas, que otra que tenga un sistema de producción mucho más rudimentario.

FUENTE: https://economipedia.com/ 29 mayo, 2016 Gestión empresarial