Éxito: ¿Deseas estudiar y conseguir magníficos resultados? Trágate ese sapo y organízate
Sencillamente no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que figura en nuestra lista de cosas pendientes. La gente que tiene éxito sabe que es imposible hacerlo todo. Pero, lo que es determinante, sabe cómo priorizar las tareas, a fin de completar cada día las más importantes.
¡Es más fácil de lo que parece!
21 estrategias para conseguir magníficos resultados en tu estudio
Una gran regla para el éxito: piensa sobre papel.
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Necesitas listas distintas para propósitos distintos.
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3- Aplica a todo la regla del 80/20: La regla del 80/20 es uno de los conceptos de administración del tiempo y de la vida que más le pueden ayudar. También se llama Principio de Pareto, por su creador, el economista italiano Vilfredo Pareto, que escribió sobre ella por primera vez en 1985.
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Esta regla dice, por ejemplo, que el 20 % de nuestras actividades valen el 80 % de nuestros resultados, que el 20 % de nuestros clientes constituyen el 80 % de nuestras ventas, que el 20 % de nuestros productos o servicios explican el 80 % de nuestras ganancias... Esto significa que si tienes una lista de diez asuntos que hacer, dos de esos asuntos van a valer tanto o más que los otro ocho asuntos en conjunto. Y, con frecuencia, uno solo de los asuntos de una lista de tareas que tienes que hacer puede valer más que el conjunto de los otros nueve asuntos. Esta tarea es, siempre, el sapo que se debe tragar primero.
Antes de empezar a trabajar, pregúntese: "¿Esta tarea se encuentra en el 20 % superior de mis actividades o en el 80 % inferior?". Las personas eficaces y productivas se disciplinan para empezar por la tarea más importante que tienen delante. Se obligan a tragar ese sapo, cualquiera que sea. El resultado es que logran mucho más que la persona promedio y son mucho más felices. Este también tiene que ser su modo de trabajar. La regla que debe aplicar aquí es la siguiente: resista la tentación de terminar primero con lo pequeño, es decir, comience siempre por la tarea mayor y más importante.
4- Estudia las consecuencias: Cuánto más claras sean tus intenciones futuras, mayor influencia tendrá esa claridad en lo que haces en la actualidad. Si tienes una visión clara a largo plazo, serás mucho más capaz de evaluar una actividad en el presente y de comprobar si es coherente con lo que te propones. Algo importante tiene, por definición, consecuencias potenciales a largo plazo. Lo que no es importante tiene poca o ninguna consecuencia potencial a largo plazo. Antes de empezar a hacer algo, siempre deberías preguntarte:
"¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o no hacer esta tarea?"
La gente exitosa es la que está dispuesta a postergar la gratificación y a hacer sacrificios a corto plazo para poder disfrutar de muchas mayores recompensas a largo. La gente que no tiene éxito, en cambio, piensa más en el placer a corto plazo y en la gratificación inmediata y poco en el futuro a largo plazo. Si una tarea o actividad tiene grandes consecuencias positivas potenciales, conviértela en prioridad y empieza de inmediato con ella. Si algo puede tener grandes consecuencias potenciales negativas si no lo haces pronto y bien, también debe convertirse en prioridad.
Pensar continuamente en las consecuencias potenciales de nuestras opciones, decisiones y conductas es uno de los mejores modos de determinar nuestras verdaderas prioridades en el trabajo y en la vida.
5- Practica continuamente el método ABCDE: El método ABCDE es una poderosa técnica para establecer prioridades que puedes utilizar todos los días. Esta técnica es tan sencilla y eficaz que puede, por sí misma, hacer de ti una de las personas más eficaces y eficientes en tu campo de actividades. El poder de esta técnica reside en su sencillez. Funciona así:
"empieza con la lista de lo que tienes que hacer al día siguiente. Piensa sobre papel. Después escriba una A, B, C, D o E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea".
Un asunto A se define como algo muy importante, que debes hacer o en caso contrario afrontarás graves consecuencias. Si tiene más de una tarea A, establece prioridades escribiendo A-1, A-2, A-3, etcétera, delante de cada asunto. Tu tarea A-1 es el sapo más grande y más feo de todos. Un asunto B se define como una tarea que deberías hacer. Pero sus consecuencias solo son leves. La regla es que nunca debes hacer una tarea B si hay pendiente una A. Una tarea C se define como algo que sería agradable hacer, pero sus consecuencias son inexistentes lo hagas o no. Una tarea D se define como algo que puedes delegar en otra persona. La regla es que debes delegar todo lo que puede hacer otro para así contar con más tiempo disponible para las tareas A que solo tú puedes hacer. Una tarea E se define como algo que puedes eliminar sin que eso importe lo más mínimo. Después de aplicar el método ABCDE a tu lista, estarás completamente organizado y listo para conseguir que las cosas más importantes se hagan más rápidamente.
6- Céntrate en áreas clave de resultados: Un área clave de resultados es algo que debes lograr si quieres tener éxito en tu trabajo. Es un área de tareas de la cual eres completamente responsable. El punto de partida del rendimiento óptimo es que identifiques las áreas clave de resultados de tu trabajo. Haz una lista de tus responsabilidades.
Eres excepcional. Eres excelente.
Y recuerda que todo el mundo tiene fortalezas y debilidades.
Niégate a racionalizar, justificar o defender tus áreas débiles. En cambio identifícalas con claridad. Establece un objetivo y haz un plan para ser muy bueno, excelente. Tú puedes. ¡Piensa! Puede que solo estés a una habilidad crítica de distancia del óptimo rendimiento en tu trabajo.
7- Obedece la ley de eficiencia obligada: La ley de eficiencia obligada dice que "nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante". Esto significa que nunca te pondrás al día. Quítate esa idea de la cabeza. Lo único que puedes esperar es estar al día en sus responsabilidades más importantes. Las otras sencillamente tienen que esperar.
Puedes plantearte regularmente tres preguntas para mantenerte centrado en terminar sus tareas más importantes conforme a lo programado. La primera pregunta es "¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?". La segunda pregunta es "¿Qué puedo hacer yo que solo puedo hacer yo y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?". La tercera pregunta es "¿Cuál es, hoy, el uso más valioso de mi tiempo?". Cuanto más precisas sean las respuestas a estas preguntas, más fácil te resultará establecer prioridades claras, superar la postergación de decisiones y empezar las actividades que implican el uso más valioso de tu tiempo.
8- Prepárate concienzudamente antes de empezar: Una de las grandes técnicas para superar la postergación de las decisiones y lograr hacer más cosas más rápido es tener todo dispuesto por anticipado antes de trabajar. Empieza por despejar tu escritorio o tu lugar de trabajo para enfrentarte a una única tarea. Si es necesario, deja todo lo demás en el suelo o en otra mesa. Reúne toda la información, apuntes, libro y materiales de trabajo que vas a requerir para completar tu labor. Ten todo a mano para que puedas utilizarlo sin tener que levantarte.
Las personas más productivas se dan tiempo para crearse una zona de trabajo donde pueden disfrutar. Cuanto más despejada y limpia esté tu área de trabajo antes de que empieces, más fácil te resultará empezar y continuar.: silla cómoda con un buen respaldo y que te permita que tus pies se apoyen en el suelo. Cuando estés sentado con todo delante, asume el lenguaje corporal del alto rendimiento. Siéntate erguido, adelántate en el asiento y sepárate del respaldo de la silla. Asume la postura de una persona eficiente, eficaz y que rinde al máximo. Entonces exclama: "¡Manos a la obra!" y sumérgete en el trabajo. Y una vez que hayas comenzado, continúa hasta terminar.
OJOOOOOOOOO CON EL MÓVIL...... DÉJALO EN OTRA HABITACIÓN
9- Haga sus deberes: Una de las razones principales de las postergaciones y retrasos es la sensación de ineptitud, la falta de confianza o la incapacidad en un área clave de la tarea. El aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo. La mejor noticia es que puede aprender cualquier habilidad que necesite para ser más productivo y eficaz. Puede convertirse en mecanógrafo si hace falta. Puede llegar a ser un experto en ordenadores. Puede ser un magnífico negociador o un supervendedor. Puede aprender a hablar en público. Puede aprender a escribir bien y con eficacia. Son habilidades que puede adquirir tan pronto como lo decida y las convierta en prioridades.
Lea sobre su especialidad por lo menos una hora cada día. Levántese un poco más temprano por la mañana y lea treinta o sesenta minutos un libro o una revista que contenga información que le pueda ayudar a ser más eficaz y productivo en lo que hace. Asista a todos los cursos y seminarios disponibles sobre habilidades clave que le puedan servir. Asista a las convenciones y encuentros de negocios de su profesión u ocupación. Participe en sesiones y jornadas de trabajo. Siéntese en primera fila y tome notas. Dedíquese a convertirse en una de las personas más conocedoras y competentes en su campo. Cuanto más aprenda y sepa, más seguro y motivado se va a sentir. Cuanto mejor sea, más capaz será de hacer más en su campo. Tal como puede construir su musculatura física mediante el ejercicio físico, de igual modo puede construir su musculatura mental con ejercicios mentales. Y no hay límites para lo lejos que puede llegar, salvo los límites que se ponga usted mismo en la imaginación.
10- Refuerce sus talentos especiales: Haga regularmente un balance de sus talentos y capacidades únicas. ¿Qué hace especialmente bien? ¿Para qué es bueno? ¿Qué hace con facilidad y bien, y que a otras personas le resulta difícil? Si revisa su carrera, ¿a qué puede atribuir mayor responsabilidad en sus éxitos en la vida y en el trabajo? ¿Cuáles han sido los sapos más importantes que se ha tragado en el pasado?
Debería dirigir siempre sus mejores energías y capacidades a empezar y completar esas tareas clave donde sus talentos y capacidades únicas le permiten concretar las cosas y producir un aporte significativo. Si le tocara la lotería o recibiera una cantidad enorme de dinero y pudiera elegir cualquier trabajo o parte de algún trabajo para toda la vida, ¿qué trabajo elegiría? ¿Qué tipo de preparación debería plantearse para poder realizar de manera excelente ese trabajo? Sea cual sea su respuesta, empiece hoy mismo.
11- Identifique sus obstáculos clave: ¿Qué le retiene? ¿Qué establece la velocidad con que logra sus objetivos? ¿Qué determina cuán rápido se mueve desde donde está hacia donde quiere llegar? ¿Qué le detiene o le impide tragarse los sapos que verdaderamente pueden marcar la diferencia? ¿Por qué no ha logrado su objetivo todavía? Esas son algunas de las preguntas más importantes que se hará en el proceso de alcanzar altos niveles de productividad y eficiencia. Independientemente de lo que tenga que hacer, siempre hay un factor que limita y determina lo rápido y bien que conseguirá hacerlo. Su trabajo es estudiar la tarea e identificar en ella el factor limitante u obstáculo. Y entonces debe dirigir todas sus energías a aligerar ese atasco. La definición del obstáculo determina la estrategia que debe usar para aligerarlo.
La regla del 80/20 vale para los obstáculos que haya en su vida y en su trabajo. Esto significa que el 80 % de los obstáculos, de los factores que le están impidiendo lograr sus objetivos, son internos. Están dentro de usted, dentro de sus propias cualidades, capacidades, hábitos, disciplinas o competencias personales. Solo el 20 % de los factores limitantes son externos a usted y a su organización. Las personas exitosas siempre empiezan el análisis de los obstáculos con esta pregunta: "¿Qué hay en mí que me está frenando?". Asumen toda la responsabilidad que les corresponde y buscan por sí mismos tanto la causa como la solución de sus problemas.
12- Ponga un ladrillo después de otro: Seleccione cualquier objetivo, tarea o proyecto personal que ha estado postergando y en el acto dé un paso para realizarlo. A veces todo lo que necesita hacer para empezar es sentarse y construir una lista de todos los pasos que debe dar para completar finalmente la tarea. Luego empiece y complete un punto de la lista y después otro. Y después el siguiente. Le sorprenderá lo que conseguirá. Una gran vida o una gran carrera se construye realizando una tarea a la vez. Rápido y bien, y después encarando la tarea siguiente. Dice Confucio: "Un viaje de mil leguas comienza con un solo paso". Esta es una gran estrategia para superar la postergación de las decisiones y conseguir trabajar más y más rápido. Puede completar la mayor tarea de su vida si se disciplina para dar un solo paso a la vez. Su trabajo consiste en ir hasta donde pueda ver. Una vez llegado a ese lugar podrá ver más lejos y continuar.
13- Presiónese a sí mismo: Imagine cada día que acaba de recibir un mensaje urgente y que mañana tendrá que marcharse de la ciudad por un mes. Si tiene que marcharse por un mes, ¿qué tendría que terminar inevitablemente antes de marcharse? Sea lo que sea, póngase a trabajar en ello ahora mismo. Imagine que acaba de recibir el premio de unas vacaciones pagadas, pero que tiene que partir mañana mismo y en caso contrario darán ese premio a otra persona. ¿Qué decidiría terminar antes de marcharse para poder gozar de esas vacaciones? Sea lo que sea, empiece inmediatamente ese trabajo.
Una de las grandes maneras de superar la postergación de las decisiones es trabajar como si contara solo con un día para completar todas sus tareas más importantes antes de marcharse por un mes o de vacaciones. Si se presiona a sí mismo, completa mejor más tareas y más rápidamente que nunca antes. Se convierte en una persona de alto rendimiento y altos logros. El psicólogo Nathaniel Brandon ha definido la autoestima, el núcleo de la personalidad, como "la buena fama de la que uno goza consigo mismo". Uno mismo construye o derriba la reputación de la que goza consigo mismo según lo que hace o deja de hacer. La buena noticia es que uno se siente magníficamente consigo mismo cada vez que se obliga a rendir al máximo, cada vez que va más allá del punto donde la persona promedio normalmente abandona.
14- Optimice sus poderes personales: La productividad, por regla general, empieza a decaer después de ocho o nueve horas de trabajo. Cuanto más cansado esté, peor trabaja y más errores comete. Y, en cierto momento, como una batería que se descarga, puede quedarse sin energías y sencillamente ser incapaz de continuar. Cada vez que se sienta agotado y abrumado con mucho que hacer y demasiado poco tiempo, deténgase y diga, sencillamente: "No puedo hacer más de lo que hago". A veces lo mejor que puede hacer es ir directamente a casa y dormir diez horas seguidas. Esto puede recargarle y capacitarle para hacer dos o tres veces más trabajo al día siguiente, y un trabajo de mucha mejor calidad que si hubiera seguido trabajando por la noche.
Aplique esta regla. Resérvese un día libre cada semana. Si se acuesta temprano cinco noches por semana, si duerme más durante los fines de semana y descansa un día completo cada semana, tendrá más energías. Esta energía adicional le permitirá superar la postergación de las decisiones y emprender las tareas principales con mayor rapidez y más decisión que las que nunca tendría si estuviera cansado. Por otra parte, si quiere mantener en su punto óptimo las energías, sea cuidadoso con lo que come. Aliméntese como se alimentaría un atleta de primera línea antes de una competición, porque en muchos sentidos usted es eso antes de empezar la jornada diaria de trabajo.
15- Motívese para la acción: Controle sus pensamientos. Recuerde que se convierte en aquello que piensa la mayor parte del tiempo. Asegúrese de pensar y hablar acerca de las cosas que quiere y no acerca de lo que no quiere. Piense positivamente y asuma toda su responsabilidad por todo lo que le sucede. Niéguese a culpar o criticar a otros. Decida progresar antes que dar excusas. Mantenga sus pensamientos y energías dirigidos hacia delante, hacia las cosas que puede hacer para mejorar su vida, y que lo demás siga su curso.
Los psicólogos han determinado que el "optimismo" es la cualidad más importante que puede desarrollar para tener éxito profesional y ser feliz. Parece que los optimistas tienen tres clases de comportamiento, todos aprendidos gracias a la práctica y a la repetición. Primero, los optimistas buscan el lado bueno de cada situación. En segundo lugar, siempre buscan lecciones valiosas en toda dificultad o revés. Creen que las dificultades llegan para instruir, no para obstruir. En tercer lugar, siempre buscan la solución de cualquier problema. En vez de culpar o quejarse cuando las cosas resultan mal, se orientan a la acción. Cuando visualiza continuamente sus objetivos e ideales y se habla a sí mismo de una manera positiva, se siente mejor enfocado y lleno de energía. Experimenta una mayor sensación de control y de poder personal.
16- Practique la postergación creativa: La postergación creativa es una de las técnicas más eficaces entre todas las de rendimiento personal. Puede cambiarle la vida. La diferencia entre alto rendimiento y rendimiento pobre está determinada en gran medida por lo que se elige postergar. Como de todos modos debe postergar algo, decida hoy mismo postergar actividades de bajo valor. Decida postergar, encargar a otros, delegar y eliminar aquellas actividades que no contribuyen mucho a su vida. La regla es que puede tener su tiempo y su vida bajo control solo en la medida en que interrumpa las actividades de menos valor.
17- Haga primero la tarea más difícil: Empezar en primer lugar por la mañana con la tarea mayor y más importante es lo contrario de lo que hace la mayoría de la gente. Esta disciplina elimina el hábito de postergar aquello que es valioso, con lo que usted es amo de su futuro. Esto sí es "tragarse su sapo". Esta es una de las habilidades más difíciles y, sin embargo, una de las más importantes de la administración personal.
Si sigue estos pasos consigue desarrollar este hábito: (1) Al término de su jornada laboral, o durante el fin de semana, haga una lista de todo lo que tenga que hacer al día siguiente. (2) Revise esta lista utilizando el método ABCDE combinado con la Regla del 80/20. (3) Seleccione su tarea A-1, la más importante, el trabajo que tiene consecuencias potenciales más serias tanto si lo hace como si lo deja pendiente. (4) Reúna todo lo que necesita para empezar y terminar este trabajo y déjelo preparado para comenzar a trabajar por la mañana. (5) Despeje completamente su lugar de trabajo para que a la mañana siguiente tenga esta tarea tan importante, como un gran sapo, esperándole en su escritorio. (6) Disciplínese para levantarse, prepararse, sentarse y empezar su tarea más difícil sin interrupción y antes de hacer otra cosa. (7) Haga esto todos los días, hasta que se haya convertido en un hábito. Con esta disciplina, literalmente duplicará su productividad en menos de un mes.
18- Divida la tarea: Una técnica que puede utilizar para dividir en partes más pequeñas una tarea grande es el método de las "lonchas de jamón" para lograr hacer el trabajo. Con este método, tiene ante sí la tarea en detalle y luego se ocupa de una loncha a la vez, como cuando come jamón. Psicológicamente le resultará más fácil completar un fragmento individual y pequeño de un gran proyecto que empezar por el trabajo en su totalidad. A menudo, una vez que ha empezado y ha completado una parte del trabajo, siente que solo queda pendiente una "loncha". Muy pronto atacará la tarea segmentada y la habrá terminado antes de que lo advierta.
Otra técnica que puede utilizar para no dejar de actuar es el llamado método de trabajo "queso suizo". Emplee esta técnica para empezar algo haciendo un agujero, como los de un queso gruyere, en una tarea. Emplee el método del "queso suizo" cuando resuelva trabajar en una tarea larga y dedíquele un lapso específico de tiempo. Podría emplear tan solo cinco o diez minutos, después de los cuales se detiene y pasa a otra cosa. Solo le da un bocado a su sapo y luego descansa o hace otra cosa. Se trata de dividir la tarea en partes más pequeñas y avanzar utilizando intervalos temporales, que pueden ser cortos. El poder de este método es semejante al de las lonchas de jamón. Una vez que empieza a trabajar desarrolla una sensación de impulso hacia delante y un sentimiento de logro. Se siente interiormente motivado e impulsado a seguir en movimiento hasta terminar la tarea.
19- Cree lapsos amplios de tiempo: La clave del éxito de este método de trabajar según segmentos específicos de tiempo es que planifique su día por anticipado y programe específicamente un período de tiempo determinado para una actividad o tarea particular. Muchas personas altamente productivas programan actividades específicas en huecos precisos de tiempo durante todo el día. Estas personas construyen su vida de trabajo en torno al cumplimiento de tareas clave una por una. De ese modo se vuelven más y más productivas, y finalmente producen dos, tres y cinco veces más que la persona promedio. Una agenda dividida en días, horas y minutos, organizada con antelación, puede ser una de las herramientas personales de productividad más poderosas.
20- Desarrolle un sentido de urgencia: Cuando trabaja en tareas de alto valor y en un nivel de actividad alto y continuo, puede que ingrese en un sorprendente estado mental llamado "flujo". Casi todo el mundo lo ha experimentado en algún momento. La gente verdaderamente exitosa es la que ingresa en ese estado con mucha más frecuencia que el promedio. En el estado de flujo, el estado humano de más alto rendimiento y productividad, algo casi milagroso le ocurre a su mente y a sus emociones. Cuando uno está en el estado de flujo, que ha sido identificado y del cual se ha hablado durante siglos, funciona realmente en un plano más alto de claridad, creatividad y competencia. Es más sensible y está más alerta.
Una de las maneras de desencadenar este estado de flujo es desarrollando un "sentido de urgencia", algo que se caracteriza por un impulso y deseo interiores de terminar bien el trabajo y de hacerlo pronto. Este impulso interior es una clase de impaciencia que motiva a avanzar y continuar avanzando. El sentido de urgencia se parece mucho a competir consigo mismo. Cuando el sentido de urgencia está arraigado, desarrolla una "inclinación hacia la acción". Emprende acciones en lugar de hablar continuamente de lo que tiene que hacer. Se centra en pasos específicos que da inmediatamente. El ritmo rápido parece ir de la mano con los grandes éxitos. Desarrollar este ritmo exige que empiece a moverse y continúe moviéndose sin pausa.
21- Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo: Una vez que ha decidido cuál es su tarea número uno, cualquier otra cosa que haga es una relativa pérdida de tiempo. Cualquier otra actividad es menos valiosa o menos importante que ese trabajo según sus propias prioridades. Cuanto más se discipline para trabajar sin interrupción en una sola tarea, más avanza en la "curva de eficiencia". Y termina más trabajo de calidad en menos tiempo. Sin embargo, cada vez que interrumpe el trabajo rompe este ciclo y retrocede en la curva hasta donde cada parte de la tarea es más difícil y consume más tiempo.
Elbert Hubbard definía la disciplina como "la capacidad para obligarte a ti mismo a hacer lo que debes hacer, cuando debes hacerlo y tengas o no tengas ganas de hacerlo". El éxito en cualquier área requiere toneladas de disciplina. Disciplina personal, dominio y control de uno mismo son las piedras básicas para forjar el carácter y alcanzar el óptimo rendimiento. Si se centra con claridad en su tarea más importante y se concentra resueltamente hasta que esté terminada en un 100 %, realmente moldea su carácter. Se convierte en una persona superior. Será más fuerte, más competente, más seguro y más feliz. Se sentirá más poderoso y productivo. Y la clave de todo esto es determinar la cosa más importante y valiosa que puede hacer en todo momento y luego... "¡Tráguese ese sapo!".
Conclusión
La clave de la felicidad, de la satisfacción, del gran éxito y de una maravillosa sensación de poder personal y eficacia es desarrollar el hábito de tragarse su sapo como primera cosa todos los días cuando empiece a trabajar. Por fortuna, esta es una habilidad que puede adquirir mediante la repetición. Y cuando desarrolla el hábito de empezar su tarea más importante antes de cualquier otra cosa, el éxito está garantizado.
Los principios analizados en este libro funcionan para producir mejoras predecibles en rendimiento y resultados. Cuanto más rápido los aprenda y aplique, con mayor prontitud avanzará en su carrera. No habrá límites en lo que pueda lograr una vez que haya aprendido a "tragarse ese sapo".
Biografía del autor
Brian Tracy es uno de los más destacados expertos norteamericanos en desarrollo del potencial humano y la eficacia personal. Cada año reúne a más de 250 000 personas en sus seminarios sobre temas de desarrollo personal y profesional. Antes de fundar su propia empresa, Brian Tracy International, hizo una exitosa carrera en ventas y marketing, inversiones y desarrollo inmobiliario.
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